Rätt affärssystem är din digitala ryggrad

PUBLICERAD 30 OKTOBER 2019 TEXT: MIKAEL SYDNER

Rätt affärssystem är din digitala ryggrad: ”Som en schweizisk armékniv”

Att ha ett modernt affärssystem har aldrig varit lika viktigt som nu i det stora detaljhandelsskiftet. Det är själva ryggraden i kedjans omnikanalsystem. ”Som en schweizisk armékniv, fast ständigt uppdaterad”, säger Johan Schiptjenko, kommersiell chef på Genesis IT.

Säg ordet affärssystem och testa omgivningens reaktion. En del får någon blött i ögat, andra suckar uppgivet, någon ser närmast religiös ut.

Du kan också se rädsla. Den där känslan av att tappa kontrollen för man vet att kedjans system inte klarar av att hänga med utvecklingen där kundernas köpbeteenden och preferenser förändras i ett vansinnigt tempo.

Ett effektivt affärssystem ska klara många olika typer av uppgifter och dessutom vara mobilt och lätt att anpassa till ändrade behov. Nu när detaljhandeln förändras mer än kanske någonsin tidigare blir det en utmaning att möta alla behov samtidigt.

När kundens jakt på smidiga köpupplevelser springer ifrån systemets kapacitet krävs uppdateringar eller andra forcerade ingrepp som kan vara både kostsamma och visa sig fungera som tillfällig smärtlindring.

– Ett bra system ska inte sätta gränser för vad du ska hitta på i din verksamhet. Digitala verktyg är en viktig del i att skapa kundnöjdhet, säger Johan Schiptjenko.

Vad utmärker mer ett modernt affärssystem? Listan kan göras lång men främst handlar det om:

• Det är ryggraden i omniverksamheten.
• Det ska vara flexibelt och skapa möjlighet till succesiv övergång, det vill säga man behöver inte byta allt direkt
• Det är molnbaserat, det vill säga alltid tillgängligt, vilket ger företag möjlighet att ägna sig åt sin kärnverksamhet i stället för tekniska driftsrelaterade frågor.
• Allt i systemet sker i realtid.
• Att enkelt kunna ta betalt vid mässor, spontana aktiviteter eller events utanför butikerna som till exempel pop up-butiker. Effekt: ökad försäljning.
• Alltid uppdaterat med stöd för nya betalsätt och stöder nya tekniska integrationer.

Att systemet har stöd för att arbeta med omni, eller att omni är en del av systemets DNA, är inte längre en hajpad idé utan något som många tar för givet att det bara fungerar; hygienfaktor.

Kundernas förväntningar handlar om att kunna göra det som är enklast för dem. Följande scenarier kan bockas av i en välfungerande omniverksamhet:

• Kunden kan beställa på nätet och hämta i vilken butik som helst, oavsett om det är egenägda eller franchise-butiker.
• Kunden kan beställa och betala i en butik och hämta ut i kedjans andra butik som ligger två kvarter bort. Där finns just nu två exemplar kvar i lager i den färgen som kunden vill ha. Varan ligger och väntar på kunden och säljaren vet precis vad som gäller när kunden kommer dit.
• Kunden kan gå till en annan butik, lämna tillbaka varan som hen nyss har köpt och byta till en annan färg.
• Kunden kan returnera i vilken butik som helst (inklusive nätbutik) oavsett i vilken av kedjans butiker som varan har köpts.

All kommunikation som hanteras i dessa processer flyter och samordnas genom molnet där alla butikssäljare direkt kan hålla sig uppdaterade om läget.

– Som det är i dag måste butikerna ofta ringa eller mejla varandra. ”Kan du lägga undan de här byxorna, det kommer en kund senare i eftermiddag och hämtar dem”. En massa krångel som man slipper när alla i stället kan kommunicera via ett affärssystem som ligger i molnet, säger Johan Schiptjenko.

– Kunden känner att det är samma butik, samma företag. Det är lättare att uppnå med ett och samma system som sköter alla affärsprocesser.

Johan Schiptjenko tycker att bristerna är uppenbara när han själv är ute och rör sig i handeln. När en vara han ska köpa inte finns i butik händer det att han blir hänvisad till kedjans nätbutik – utan något större engagemang.

– Butiksdöden börjar där och då när säljaren hänvisar mig som kund till andra kanaler. Vi kan prata hur mycket omni som helst men i många fysiska butiker är det fortfarande minsta motståndets lag som gäller, säger Johan Schiptjenko.

Butiksdöden börjar där och då när säljaren hänvisar mig som kund till andra kanaler

Han resonerar om sambandet mellan ett modernt affärssystem och nöjda kunder – och landar i att nöjdheten fungerar som en hävstång i relation till försäljningen.

– Om du lyckas öka kundnöjdheten med en procent – då ökar försäljningen med fem procent. Den som blir masserad på ryggen kommer att köpa mer, säger han.

Vad är den största utmaningen i att få ett företag att byta ut sitt gamla system?
– Rädsla. Det är ett tungt arbete att byta system, man vågar inte röra i en komplex struktur. Ingen vill heller bli inlåst i en lösning som inte fungerar på sikt. Det krävs erfarenhet att leda komplexa integrationsprojekt för att det skall bli en positiv resa.

Så varför ska de välja ert system iFenix i stället?
– För att vi utvecklar ett system som alltid är uppdaterat med utgångspunkt i realtid. Vi följer utvecklingen hela tiden och har alltid den stora bilden och flöden för både butiken och kedjor i åtanke. Varje enskild kund behöver inte stå för en enskild kostnad. Det är också molnbaserat och kunden är alltid bara en inloggning från systemet.

Måste kunden köpa hela systemet?
– Nej, man kan köpa de delar man vill, till exempel den mobila kassafunktionen.