Vad är ett modernt affärssystem egentligen?
Vad är ett affärssystem?
Ett affärssystem eller Enterprise Resource Planning (ERP) system hanterar ett företags hela behov av administration, information, styrning och analys. Idealet är att ha ett affärssystem som hanterar all information som behövs i företagets alla delar som en enda databas. Då tekniken går framåt, konkurrensen ökar och nya handelsmönster utvecklas får inte affärssystemet låsa in verksamheten i gammal teknik. Ny teknik och nya lösningar ska enkelt kunna integreras mot affärssystemet.
Motsatsen till ett komplett affärssystem är att ha ett system för sälj (CRM), ett bokföringssystem, ett för inköp- och lagerhantering, ett för rapporter och beslutsstöd och så vidare. I sådan miljöer uppstår ofta problem då data skall överföras mellan de olika systemen. Dessutom har man sällan tillgång till all sin data i realtid.
Traditionella vs. moderna affärssystem
Bassystem för företag som säljer produkter hanterar oftast Kundorder, Lager, Fakturering och Inköp. Idag talar man dock om moderna affärssystem i molnet och menar då att affärssystemen, förutom att de täcker ett företags alla kärnprocesser, även nyttjar den senaste tekniken för att driftas säkert i molnet, arbeta i realtid samt vara flexibla och lätta att integrera mot nya tjänster och lösningar som marknaden tar fram.
Ett modernt affärssystem skall klara av att ge användaren tillgång till all företagsdata i realtid på ett enkelt sätt. Det kan låta enkelt men förvånansvärt många system har inte kopplingar mellan tex leverantörsreskontran, beställningssortiment, historik för kundens tidigare köp och lagersaldon. Ett modernt affärssystem sätter inte gränser för hur du kan utveckla ditt företag - det har stöd för alla senaste tekniska lösningar samt är öppet så det också kan integrera framtidens nyheter.
Vad skall du tänka på då du jämför affärssystem?
Det första du bör göra är att analysera företagets behov och de system ni använder idag och titta extra noggrant på
- Saknas funktioner? Vad behövs i verksamheten för att kunna fungera effektivt, exempelvis lagerhantering, e-handelsplattform, beslutsstöd eller redovisning
- Är befintliga funktioner otillräckliga? Finns processer som inte fungerar tillräckligt bra, att e-handeln inte är synkroniserad med butikerna kan vara ett exempel samt
- Onödigt manuellt arbete? Utför någon idag manuell administration som affärssystemet istället kunde sköta automatiskt.
- Morgondagens verksamhet? Nästa fråga du bör ställa dig är hur du vill utveckla företaget, dvs vad är din framtidsvision, förutom att kunna erbjuda dina kunder de senaste lösningarna inom handel, betallösningar och leverans? Vill du växa företaget till en stor kedja, öppna upp för franchise-tagare eller snabbt och enkelt starta pop-up stores?
När du vet vad som finns och behövs är det dags att titta på olika lösningar.
Välj mellan olika sorters affärssystem
För att göra det lite mera överskådligt har vi delat in dem i tre segment:
A) System som gör en sak jättebra och som du kan integrera mot andra system eller affärssystem (bokföringssystem, CRM-system eller e-handelsplattform)
B) Affärssystem som fungerar bra för företag med 1 organisationsnummer, 1 lager, e-handel och upp till 20 helägda butiker.
C) Affärssystem som inte sätter gränser vid komplexa ägarstrukturer, stöder 100-tals butiker, har kapacitet att hantera stora mängder data och alltid ger tillgång till all data i realtid. (ERP system)
Jämför affärssystem och hitta ett som passar dina behov
Börja med att välja ett system som kan hantera den data du kommer att behöva (lageromsättning, produktinformationer, ekonomiska rapporter, säljstatistik och -prognoser, kundbeteenden mm mm). Om du dessutom vill ha ett speciellt separat system (A) så kontrollera noga att det är helt integrerbart med huvudsystemet. Ett företags främsta konkurrenskraft idag är dess data; tillgång till och analys av all data i realtid för att kunna göra bättre beslut och affärer.
Fortsätt med att undersöka hur implementationen skulle gå till och om det tillkommer hårdvara eller om systemet kan köras direkt via t ex en browser. Måste du byta allt på en gång eller kan man göra det i etapper?
Samtidigt bör du kontrollera säkerheten (inloggning/tillgång till systemet) och var serverhallen där din data kommer att sparas finns samt säkerhet och back-up planerna för företaget som sköter dessa.
Nästa steg är att titta på hur utbildning och support fungerar och kostnader för dessa.
Sista delen är att kontrollera att systemet är "framtidssäkert" och ständigt förbättras. Det betyder att systemet utvecklas kontinuerligt för att svara mot alla nya trender och lösningar som uppfinns samtidigt som man vidareutvecklar de funktioner som redan finns (nya versioner släpps minst en gång per månad) utan att det kostar mera för dig. Kolla också, om du tror det kan bli aktuellt, vad det skulle innebära om du vill ta fram en funktion som är unik för din verksamhet.
Det är alltid jobbigt att byta system och samtidigt uppdatera sina arbetsprocesser och flöden så välj ett system som du kan växa med utan att behöva byta igen efter 5-10 år. Tänk på att teamet från systemtillverkaren (kundansvariga, implementationsteamet, utvecklings- och supportavdelningen) kommer att jobba med dig i minst 10-20 år så välj en bra partner som det är lätt att kommunicera med.
Rätt IT-säkerhet
Moderna system skall inte heller vara beroende av stora investeringar i hårdvara, IT-kunnig personal eller drift ute hos företaget då detta kan skötas centralt i en säker serverhall i t ex norra Sverige med åtkomst via molnet.
Säkerheten blir allt viktigare och idag bör man fråga sig om det är värt kostnaden att ha en egen IT-avdelning som utvecklar, driftar och säkrar företagets alla system, de servrar de ligger på, dataöverföringar och kopplingar mot internet? Då man talar om säkerhet inom IT hittas oftast den största bristen i att kontrollera vem som har fysisk tillgång till företagets kritiska servrar med all data är säker. Kan kanske städerskan komma in eller har en kund någonsin lämnats ensam i samma lokal som servrarna finns? Självklart är det lika viktigt att kontrollera den fysiska säkerheten hos bolaget man köper serverutrymme hos om man väljer det alternativet. Då kan man fråga i vilket land servrarna finns samt om företaget som driftar ditt system är pålitligt, opolitiskt och har tydliga back-up planer om en serverhall blir utan el till exempel. Självklart måste man även säkerställa att åtkomst till systemet via molnet sker via en säker inloggning som tex med BankID. Då har man kontroll direkt över vem som har tillgång till systemet och det är enklare att ta bort inloggningsrättigheten för en medarbetare som slutar.
Affärssystem för butiker
Full kontroll på butiksflödet. Snabbt igång med traditionell eller mobil kassa.
Affärssystem för butikskedja
Central styrning och kontroll av både information och butiker.
Affärssystem för Grossister
Full flödeskontroll på varor, lager och information för en eller flera lagerställen.